Proprios et leur soucis financiers, comment réagir ?

Julie Carlson – Firstline – 04/08/2016

Si vous vous surprenez à râler sur les propriétaires qui ont peu de moyens, essayez d’être humain au lieu de juger et remplacez vos inquiétudes sur la faisabilité des soins par des propositions de flexibilité. « S’ils ne peuvent pas se permettre d’avoir des animaux alors ils ne devraient pas en avoir ! » J’entends ce jugement pratiquement tous les jours, mais est-ce juste ?

Soyons humains (au lieu de juger)

Avez-vous déjà été à deux doigts de la faillite personnelle ? Moi oui. Notre situation financière peut devenir si précaire et instable qu’un coup de plus peut s’avérer désastreux. Que se passerait-il si vous perdiez votre travail ? Vos factures continueraient à arriver que vous puissiez les payer ou non. Que feriez-vous ?

Pauvreté et propriétaires d’animaux

Beaucoup de personnes dans cette situation finissent par tout perdre, leur maison et tous leurs biens. On estime que cela arrive à environ 3,5 millions d’américains chaque année, soit une personne sur 100. Appliquez cela à votre clinique : sur 5000 clients, environ 50 vivent une banqueroute personnelle ou la perte de leur domicile. Leur demander d’abandonner leurs animaux en attendant de retrouver une situation financière stable est tout sauf simple.

human-738895_960_720Soyons humains (encore)

Il est prouvé que les animaux nous font nous sentir mieux, font baisser la pression artérielle et le niveau de stress. Pour beaucoup de ceux qui sont dans une situation financière difficile, leur animal est la seule chose qu’il leur reste. Si j’étais à leur place, mes animaux seraient la dernière chose que je voudrais abandonner.

Les finances des clients

La semaine dernière, une jeune vétérinaire a diagnostiqué et traité une parvovirose sur un chien. Quand l’ASV qui a présenté les choses au propriétaire lui a rapporté que celui-ci ne pouvait pas se le permettre et voulait connaître les autres options, elle est restée sans voix. Quand de telles situations arriveront, et ce sera le cas, nous devons faire taire nos jugements à l’emporte-pièce et accorder à ces propriétaires notre respect absolu.

Alors, que doit faire un vétérinaire ?

Le respect est gratuit. Vos services ne le sont pas. Il n’est pas possible de soigner les animaux gratuitement, mais voici ce que vous pouvez faire :

  • Quand il s’agit de parler du paiement, restez humble et empathique avec les clients en leur expliquant chaque partie du traitement. Laissez-leur vous dire ce qu’ils peuvent se permettre.
  • Soyez prêts à être flexible. Peut-être que ce client peut payer un peu chaque jour ou chaque semaine. Peut-être pouvez-vous suggérer d’autres traitements moins coûteux. Peut-être pourriez-vous leur faire la même réduction que celle que vous faîtes aux nouveaux clients.
  • Gardez en tête que votre client peut se montrer créatif aussi.

 

Les difficultés financières peuvent affecter n’importe qui parmi nous. Si j’étais dans cette situation, je voudrais que quelqu’un vienne m’aider sans me juger. Soyez cette personne pour quelqu’un.

Récupérer les impayés

Source Asvinfos

Le plus courant : le client part avec sa facture en disant qu’il règlera plus tard, ou il reçoit par courrier une facture établie à la suite d’une visite du vétérinaire à domicile.

 

Dans le premier cas vérifiez ses coordonnées, relevez éventuellement son numéro d'immatriculation et le modèle de sa voiture, ça peut servir à l'huissier plus tard.
Face à un escroc expérimenté nous ne faisons généralement pas le poids, mais si vous prenez toutes ces précautions il pourra avoir gain de cause une fois, mais pas deux : gardez en mémoire informatique les impayés, car une dette non réglée permet de refuser des soins sur un animal. C'est la seule raison légale. 
Face à des gens désordonnés ou juste un peu roublards, les méthodes habituelles de recouvrement fonctionnent.

Quand le paiement tarde à venir :



  • Soyez rigoureux dans vos relances, le premier rappel doit intervenir 15 jours après l’expédition de la facture originale. Le plus simple est d’acheter un tampon encreur (encre rouge) « Rappel », vous tamponnez une fois sur le premier rappel, 2 fois sur le suivant, etc. Tenez un cahier répertoriant ces relances.

  • Sans nouvelles vous enverrez un second rappel, puis un troisième avec une mention du genre « Troisième rappel de facture : nous vous informons que sans règlement de votre part sous huit jours, une procédure de recouvrement en justice sera engagée. Les frais d’huissiers seront à votre charge.» Vous pouvez faire faire un (gros) tampon avec le texte de votre choix.  Vous pouvez rajouter "Vous comprendrez qu'afin de ne pas augmenter votre dette nous ne réaliserons aucun nouveau soin sur vos animaux."

  • Ce troisième rappel peut être expédié en Recommandé avec AR. (Cela servira pour le dossier ultérieur d’injonction de payer). Si vous êtes patient, le RAR sera envoyé seulement au quatrième rappel… Vous pouvez aussi déléguer toute la procédure d'injonction de payer à l'huissier de votre choix. (Il y aura des honoraires dans ce cas car c'est lui qui établira les dossier et fera les recommandés. Mais pas d'erreur de procédure...)

 

Il faut savoir que si vous menacez sans aller jusqu’au bout, les clients ne vous prendront pas au sérieux et recommenceront éventuellement en vous laissant une ardoise « définitive ». En plus le bouche à oreille fonctionne et fait savoir qui tient bien ses comptes et qui est laxiste et laisse couler, donc l’effet mauvais payeur peut faire boule de neige. Pour la même raison, n'hésitez pas à lancer les procédure pour de petites sommes.
Le plus simple est de ne pas accepter de faire crédit pour des paiements en espèce et de dire que les paiements échelonnés sont acceptés à condition que plusieurs chèques soient laissés en encaissement différé (après vous modulez, bien sûr, par exemple vous pouvez rendre les chèques contre des espèces). La procédure mise en place peut être d’obliger le client à une discussion avec le véto pour l’accord (ou non) pour un paiement échelonné en espèces. Deux intérêts à cela
:

 

  • Vous n’avez pas la responsabilité d’avoir accordé du crédit à une personne qui se révèlerait insolvable, c’est votre patron qui a donné son accord.

  • Cela formalise, rend plus sérieux et ne fait pas considérer comme un acte anodin le fait de permettre des facilités de paiement.

 

L’utilisation des logiciels professionnels de gestion permet, lorsque toutes les factures sont établies par informatique, de visualiser très facilement le montant des impayés et de faire les relances en fonction des dates, voire de programmer des relances automatiques (à tamponner d'un, 2 ou 3 "rappel" en rouge, en fonction des rappels antérieurs, pour lesquels vous tiendrez un cahier, si l’informatique ne permet pas de savoir à quelle relance vous êtes arrivé(e)).

La procédure la plus efficace et la moins coûteuse est celle de l’injonction de payer.

 

Mode d'emploi d'une injonction de payer C’est le tribunal de proximité qui est à contacter.
Pour commencer à l’utiliser il faut commander des formulaires d’ « Injonction de payer » ou les télécharger Cerfa 12947.02. Il faut ensuite les expédier à la juridiction de proximité de votre ville (pour des explications, appelez le greffe du tribunal d’instance qui est commun avec celui de la juridiction de proximité), remplis (on ajoute en bas, par exemple, les frais de recommandé, éventuellement les intérêts..), avec la facture originale (la réédition de la facture informatique est acceptée, mais les duplicatas ou carbones sont refusés, dans ce cas la demande est rejetée, il faut le savoir car il n’y a pas d’explication fournie quand une demande est rejetée, mais c’est la plupart du temps uniquement un problème de forme).
Quand une demande est rejetée, vous ne pouvez plus la représenter…
Quand la demande est acceptée, vous la transmettez à l’huissier de votre choix (dans un délai maxi de 6 mois), il se charge du recouvrement, c’est le débiteur qui paye les frais. Vous ne payerez une participation aux honoraires qu’en cas d’échec du recouvrement. Si ça n’avance pas, changez d’huissier, il y en a de plus efficaces que d’autres.
Toute saisie par voie d'huissier nécessite au préalable l'existence d'un titre exécutoire obtenu devant le juge. Sans cette décision de justice les actions des sociétés de recouvrement ne sont pas légitimes.

Il existe des sociétés de recouvrement

 

Les mauvais payeurs "expérimentés" savent qu'une société de recouvrement n'a pas le droit de recourir à des menaces et que ses actions n'ont pas de fondement de justice... et qu'ils ne risquent rien s'ils ne payent pas !
Qui paie les frais d’huissier ou de la société de recouvrement ?

En l’absence d’un jugement, les frais divers de l’huissier ou de la société de recouvrement sont uniquement à la charge du créancier.
(Après la délivrance d’un jugement, les frais peuvent être à la charge du débiteur ou du créancier et du débiteur.)

 

Paiement en espèces :

 

Il faut beaucoup de rigueur pour ne pas se faire prendre au piège de la fausse affirmation de paiement.
Vous savez, le « Mais enfin, j’ai payé en espèces, votre collègue n’a pas fait son travail, elle ne l’a pas noté...ou bien "Si, si, j'ai payé ! Elle n'a rien noté ? Mais j'ai payé, j'en suis sûre, c'est impossible que je sois partie sans payer, je règle toujours ce que je dois... ».
Donc si un paiement différé en espèces est demandé, il faut procéder toujours de la même façon : noter visiblement dans la fiche client « Pas de paiement aujourd’hui – et noter aussi les raisons données par le client (portemonnaie oublié, plus d’espèces, trop pressé…) » ce qui vous permettra de rappeler ces explications lors d’une conversation contradictoire et n'hésitez pas à faire signer une reconnaissance de dette. (Gardez en mémoire un éventuel litige, ça vous permettra de redire au client que vous ne voulez plus de quiproquo s’il vous refait le coup). Puis instaurez le fait de noter d’une façon systématique (lors de règlement d’un impayé) le paiement en espèces, non seulement en encaissement comptable mais aussi dans la fiche, et encore plus s’il s’agit de règlement partiel.
Un tampon "À régler", "Non réglé", "En attente de paiement" est pratique pour marquer la facture dûe avant le départ du client.

Si vous ne voulez plus gérer de chèques différés :

 

Les banques proposent, pour nos clients, des services de paiement différés par carte bancaire avec des paiements fractionnés en 2, 3 ou 4 mensualités. Le premier encaissement est fait par vous, et une fois le dossier (rempli par vous) reçu par l'organisme de crédit, le solde vous est versé. Se renseigner pour le "Top 3" du Crédit Agricole Crédit Agricole : Paiement en plusieurs fois et voir les autres formules chez les banquiers (le montant minimal accepté dépend de votre banque). Il faut que le client présente une carte bancaire avec le logo CB, un RIB et une pièce d'identité. Vous aurez une photocopie de celle-ci à faire, afin de la joindre au formulaire du contrat que vous aurez fait signer à votre client.

Une incitation à un règlement rapide :



  • Créez sur vos factures une ligne indiquant « En cas d’absence de paiement sous 8 jours, des intérêts de retard de ? % par mois entamé vous seront facturés. »

  • Votre logiciel peut être programmé pour calculer et ajouter ces intérêts lors des relances de facture.

  • Si ce n’est pas mentionné, vous ne pourrez pas réclamer des intérêts si la procédure de paiement s’éternise.



A savoir : Réglementairement, le service de paiement en plusieurs fois n'est pas assujetti aux dispositions relatives au crédit à la consommation (Articles L 311 et suivants du Code de la Consommation). Il s'agit en effet d'un crédit d'une durée inférieure ou égale à 3 mois. Ainsi, le service TOP 3 étant considéré comme un crédit sans taux, il n'est soumis ni à une offre préalable de crédit, ni à un délai de rétractation.

Localisation des juridictions : www.annuaires.justice.gouv.fr
Service public.fr Injonction de payer
Sur le site de l'Etat, Service Public.fr  : "Saisies et recouvrements"

Chèques valables 6 mois en 2017

Les chèques qui sont de moins en moins utilisés, ne seront valables que six mois dès juillet 2017.

La durée de validité d’un chèque va être réduite d’un an à six mois.

Cette mesure du projet de loi Sapin II vient d’être adoptée par l’Assemblée nationale. Elle devrait encourager les Français à se servir davantage des moyens de paiement électroniques. Et elle devrait entrer en vigueur le 1er juillet 2017.

Dans la nuit du 9 au 10 juin, les députés ont adopté, en première lecture, le projet relatif à la transparence, la lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique (loi Sapin II). La mesure concernant l’abaissement de la durée des chèques (article 25) en fait partie.

 

Aiyana source presse veto